آیا اطلاع دارید که ثبت شرکت سهامی چه وظایف و اختیاراتی برای هیات مدیره و مدیرعامل شرکت ایجاد میکند؟ در این مقاله میخواهیم به این موضوع بپردازیم. در زمان به ثبت رساندن شرکت، یکی از موضوعاتی که باید به آن توجه شود جایگاه و نقش شرکاء است. یکی از حائز اهمیت ترین جایگاهها، سمت عضو هیات مدیره و مدیر عامل خواهد بود.
ترکیب هیات مدیره به چه صورت است؟
در این بخش از مقاله میخواهیم به موضوع ترکیب هیات مدیره بپردازیم. لازم به ذکر است که هیات مدیره شرکت سهامی میبایست از تعداد مدیرانی ایجاد و تشکیل شود که قانون گذار مشخص کرده باشد. هر زمان حداقل قانونی حاصل نگردد و یا از حداقل قانونی کمتر گردد، کامل شدن هیات مدیره به یک روش که قانون گذار در نطر گرفته است، لازم و ضروری میباشد. باید بیان کنیم که هیات مدیره یک رئیس و همچنین یک نایب رئیس دارد که در نخستین جلسه ی هیات مدیره مشخص و انتخاب میگردند و هدایت هیات مدیره، دعوت و اداره جلسههای هیات مدیره و همجنین دعوت مجمعهای عمومی صاحبان سهام در مواردی که هیات مدیره مکلف به دعوت میباشد، به عهده آنها خواهد بود.
کمی درباره اختیارات هیات مدیره
بنا به ماده ۱۲۵، ۱۲۴، ۱۱۹، ۱۱۸ لایحه قانونی، اختیارات هیات مدیره عبارتند از:
- انتخاب اشخاص به برخی سمتهای شرکت و تعیین اختیارت آنها
- اتخاذ تصمیمات لازم برای اداره صحیح شرکت
- اختیارات متفرقه هیات مدیره: مشخص کردن حق الزحمه مدیر عامل، ترتیب اندوخته قانونی، افزایش سرمایه شرکت در صورتی که مجمع عمومی فوق العاده به او اجازه دهد و غیره.
کمی درباره وظایف و همچنین اختیارات مدیرعامل
اختیاراتی از سوی هیات مدیره به مدیر عامل واگذار میشود که با توجه به آن اختیارات، مدیر عامل از سمت شرکت حق امضاء خواهد داشت.
با توجه به این موضوع که مجمع عمومی بر هیات مدیره سرتری دارد، امکان دارد مجمع عمومی اختیارات مدیر عامل را مشخص نماید.
نظارت در تهیه و تسلیم به موقع اظهار نامه مالیاتی به حوزه مالیاتی مربوط، از وظایف مدیر عامل است.
صدور هر کارت شناسایی به نام مدیران و کارکنان واحدهای شرکت به مجامعت و همچنین مسئولیت مدیر عامل میباشد.
حال قصد داریم ۵ مورد از وظایف مدیر عامل را بر اساس لایحه قانونی تجارت و مقررات جاری را ذکر کنیم:
- نمایندگی شرکت و همچنین داشتن حق امضاء: مدیرعامل شرکت درحدود اختیاراتی که از سمت هیات مدیره به او سپرده شده است، نماینده شرکت به حساب میاید و از طرف شرکت حق امضاء دارد.
- مدیرعامل با واحدهای سازمانی شرکت از جمله قسمت امور مالی یا واحد سفارشات خارجی، یا واحد فنی و غیره تلاش لازم به عمل خواهد آورد تا در اجرای برنامههای مصوب هیات مدیره وقفه ای حاصل نگردد.
- نظارت درتهیه و تسلیم به موقع اظهار نامه مالیاتی به حوزه مالیاتی مربوطه.
- نظارت دررساندن به موقع صورت جلسات و مستندات لازم التحویل به مرجع ثبت شرکتها و امور مربوط به نشر آگهیهای شرکت.
- نظارت درتهیه و تسلیم به موقع صورت دارایی و قروض شرکت و ترازنامه وحساب سود و زیان و صورت عملکرد سال مالی قبل به هیات مدیره تا مورد بررسی قرار داده و درصورت تصویب به بازرسان شرکت تحویل دهند، تا بعد از تنظیم گزارش بازرسان، به موقع درمجمع عمومی عادی طرح شود.
۵ مورد از دیگر وظایف و اختیارات مدیرعامل
- کسب اجازه قبلی از هیات مدیره در انجام امور مهمه که نیاز آن ممکن است طرف مکاتبه خاصی با وزارت خانهها و سازمانها و مؤسسات و همچنین شرکتهای دولتی یا بخش خصوصی قرار بگیرد.
- نظارت درانجام وظایف اداری شرکت از جمله امور دفتری و بایگانی، آمار و امور مالی، حسابداری، نقشه کشی و مهندسی، ساختمانی، حمل و نقل و کارپردازی و نظایر آنها
- صدور احکام کارگزینی ( کارمندان و کارگران) شرکت بسته به مورد برطبق مصوبات مجمع عمومی و هیات مدیره شرکت، بعد از تأمین اعتبار لازم مربوط از سمت قسمت امور مالی شرکت.
- صدور هر کارت شناسایی به نام مدیران و کارکنان واحدهای شرکت به مجامعت و همچنین مسئولیت مدیر عامل میباشد.
همچنین صدور ورقه ورودی به مجامع عمومی و همچنین بررسی مقدماتی اسناد و اوراق وکالت یا قائم مقامی قانونی صاحبان سهام و مدارک نمایندگی اشخاص حقوقی - نظارت در انجام امور مربوط به روابط عمومی شرکت با مسئولیت پاسخگویی به مقامات مربوطه
مسئولیت مدیرعامل چیست؟
تمامی اقدامات مدیر عامل یک شرکت، در برابر اشخاص ثالث نافذ و معتبر میباشد و نمیشود به عذر عدم اجرای تشریفات مربوط به طرز تعیین او، اقدامات مدیر را غیر معتبر شمرد.
این نکته را حتما میبایست بیان نماییم که مدیر عامل در برابر شرکت و اشخاص ثالث نسبت به تخلف از مقررات قانونی و یا اساسنامه شرکت و یا مصوبههای مجامع عمومی و همچنین هیات مدیره، منفردا و مشترکا با مدیرهای شرکت مسئول خواهد بود.مدیر عامل شرکت حق این را ندارد هیچ گونه وام و یا اعتبار از شرکت بگیرد و شرکت نیز توانایی این را ندارد دیون مدیر عامل را ضمانت کند. در این صورت اعمال خود به خود باطل میگردد.
کمی درباره هیات مدیره
مبحث اول هیات مدیره
- اولین گفتار: ترکیب هیات مدیره
- دومین گفتار: شرایط عضویت در هیات مدیره
- سومین گفتار: حقوق و تکالیف فردی مدیر
- چهارمین گفتار: طرز کار هیات مدیره
- پنجمین گفتار: اختیارات هیات مدیره
- ششمین گفتار: کنترل قراردادهای مدیران با شرکت
هیات مدیره چه اختیاراتی دارد؟
هیات مدیره، بجز زمانی که اتخاذ تصمیم درباره آنها در صلاحیت مجامع عمومی میباشد با رعایت کردن قوانین و مقررات جاری و همچنین اساسنامه، صلاحیت اداره امور تعاونی را دارد.
باید بدانید که وظایف و اختیارات هیات مدیره به شکل جمعی انجام میشود، دلیل این امر این است که وظایف و همچنین اختیارات را قانون برای هیات مدیره مشخص مینماید، نه به اعضای هیات مدیره جهت اینکه اقدامات هیات مدیره، جمعی صورت بگیرد نیاز است در جلسه هیات مدیره با اکثریت مقرر (اکثریت مطلق اعضای حاضر) درباره آنها تصمیم گیری گردد و در صورت جلسه مربوطه ذکر شود.
هیچ کدام از اعضای هیات مدیره نمیتوانند از اختیارات هیات مدیره به شکل فردی استفاده نماید و یا منفردا به امری که مربوط به وظایف هیات مدیره میباشد اقدام نماید بجز موارد خاصی که در آن شرایط، با تصویب هیات مدیره به شکل کتبی، اختیاراتی به یکی از اعضاء داده باشد، هر زمان عضو هیات مدیره، بدون داشتن اختیارات لازم اقدامی نماید، این امر در برابر اشخاص ثالث معتبر خواهد بود، دلیل این امر این است که ظاهرا عضو هیات مدیره در اقدام خود، ماذون از سمت هیات مدیره میباشد و معقول و معمول نمیباشد که اشخاص ثالث در هر مورد ماذون بودن عضو مذکور را جویا شوند، زیرا هر زمان عضو هیات مدیره بدون داشتن اختیار لازم، اقدامی کند که از آن حقی برای دیگران نسبت به شرکت تعاونی یا تکالیفی برای شرکت در مقابل این اشخاص ایجاد گردد، شرکت تعاونی و همچنین هیات مدیره مسئول آن هستند و نمیتوانند به استناد به اینکه عضو هیات مدیره بدون داشتن اختیار اقدام کرده است، از آن معاف گردند، اما این را نیز د رنظر داشته باشید که عضو ذکر شده در مقابل هیات مدیره مسئول میباشد و هیات مدیره میتواند جهت جبران زیان وارده به او رجوع نماید.
گاهی هیات مدیره نمایندگی و یا وکالتی به یکی از اعضای هیات مدیره واگذار میکند که قابل واگذار به غیر نمیباشد مگر در صورتی که از سمت هیات مدیره وکیل در توکیل غیر باشد.
قانون چه وظایف و اختیاراتی برای هیات مدیره در نظر گرفته است؟
قانون، وظایف و اختیاراتی برای هیات مدیره تعیین کرده که در این بخش به بیان ۱۴ مورد از این وظایف خواهیم پرداخت:
- دعوت از مجمع عمومی عادی و فوق العاده
- اجرای اساسنامه و تصمیمات مجامع عمومی و سایر مقررات مربوطه
- تعیین و نصب، عزل و همچنین قبول استعفای مدیر عامل و نظارت بر کارهای او و پیشنهاد میزان حقوق و مزایای مدیر عامل و آیین نامه مربوط به وظایف و اختیارات او به مجمع عمومی عادی جهت تصویب
- پذیرفتن درخواست عضویت داوطلبان
- اخذ تصمیم درباره انتقال سهام اعضاء به یکدیگر
- دریافت استعفای هر کدام از اعضای هیات مدیره (قبول استعفای جمعی اعضاء هیات مدیره در صلاحیت مجمع عمومی فوق العاده میباشد).
- نظارت بر هزینههای جاری شرکت تعاونی و رسیدگی به حسابها و همچنین ارائه نتایج آن به بازرس یا بازرسان و تسلیم به موقع گزارشهای مالی و ترازنامه و حساب سود و زیان به مجمع عمومی عادی
- توضیح در خصوص ترازنامه
- تهیه و تنظیم طرحها، برنامه و بودجه و باقی پیشنهادها و تسلیم آنها به مجمع عمومی عادی جهت اخذ تصمیم
- انتخاب نمودن نماینده از میان اعضاء شرکت تعاونی جهت حضور در جلسات مجامع عمومی اتحادیههای تعاونی و شرکتهایی که شرکت تعاونی در آن عضویت و مشارکت دارد
- تهیه دستورالعملهای داخلی شرکت تعاونی و تقدیم آن به مجمع عمومی عادی برای تصویب
- تعیین نماینده یا وکیل با حق توکیل به غیر در دادگاهها، مراجع قانونی و بقیه سازمانها
- تعیین و معرفی صاحبان امضای مجاز (یک یا دو نفر از اعضاء هیات مدیره به همراه مدیر عامل) برای امضاء قراردادها و اسناد تعهدآور
- بر اساس موضوع ماده ۱۳ قانون تعاونی: به انجام رساندن برخی اموری که به موجب قانون یا اساسنامه و باقی مقررات بر عهده هیات مدیره گذاشته شده است، از جمله پیشنهاد اخراج عضو به مجمع عمومی عادی
۶ مورد از دیگر وظایفی که قانون برای هیات مدیره در نظر گرفته است
- نخستین هیات مدیره مکلف میباشد طی مدت یک ماه از تاریخ برگزاری نخستین مجمع عمومی عادی جهت ثبت شرکت در مراجع ذی صلاح اقدام کند.
- هیات مدیره با تصمیم اکثریت اعضاء جهت تشکیل مجامع عمومی دعوت به عمل خواهد آورد، اما لازم به ذکر میباشد که دعوت مجامع عمومی از اختیارات مطلقه هیات مدیره نمیباشد و وزارت تعاون و همچنین بازرسان هم در مواردی میتوانند از اعضاء جهت تشکیل مجامع عمومی دعوت نمایند.
- به اجرا رساندن تصمیمات مجامع عمومی بر عهده هیات مدیره میباشد؛ این امر به این دلیل است که مجمع عمومی، رکن «تصمیم گیرنده» و هیات مدیره رکن «اداره کننده» میباشد.
هیات مدیره مکلف میباشد مقررات قانونی و اساسنامه شرکت و مصوبات مجامع عمومی را در اداره امور شرکت رعایت کند و در این چهارچوب مدیریت نماید. - این نکته نیز لازم به ذکر است که تعیین مدیرعامل بر عهده هیات مدیره میباشد، در حقیقت هیات مدیره مکلف به انجام این امر خواهد بود، هیات مدیره میتواند مدیر عامل را عزل نماید.
در این صورت به این دلیل که شرکت تعاونی میبایست مدیر عامل داشته باشد، هیات مدیره تکلیف دارد مدیر عامل را برای شرکت مشخص نماید.
هر زمان مدیر عامل تصمیم بگیرد استعفاء دهد، تایید آن با هیات مدیره خواهد بود، به طور کلی اخذ تضمین از مدیر عامل و ابواب جمعی او و کارکنان، از وظایف هیات مدیره میباشد.
ضوابط و معیارهای مورد نیاز برای میزان این تضمین و میزان حقوق و مزایای مدیرعامل و کارکنان و همچنین آیین نامه مربوط به وظایف و اختیارات مدیرعامل را هیات مدیره برای تصویب به مجمع عمومی عادی پیشنهاد مینماید. - قبول درخواست عضویت از داوطلبان جدید و تصمیم گیری درباره آنها با ملاحظه نمودن شرایطی که جهت عضویت شرکت تعاونی در قانون و اساسنامه شرکت مقرر میباشد در صلاحیت هیات مدیره خوهد بود، علاوه بر آن، هیات مدیره جهت قبول عضو جدید باید ظرفیت شرکت را مراعات نماید.
همچنین بررسی وجود شرایط عضویت در بدو تاسیس شرکت تعاونی بر عهده هیات موسس میباشد. - امر اخراج عضو، جزو اختیارات هیات مدیره نخواهد بود و این امر در صلاحیت مجمع عمومی عادی میباشد.
اخراج عضو مربوط به شرایطی میباشد که در قانون مقرر شده است.
هیات مدیره با ارائه دلایل و تحقق شرط لازم میتواند برای اخراج یک عضو، به مجمع عمومی عادی مراجعه نماید.
از دیگر اختیارات هیات مدیره از دید قانون
- اعضای شرکت تعاونی میتوانند سهم خود را به اعضای همان شرکت واگذار کنند.
این انتقال با موافقت هیات مدیره امکان دارد و هیات مدیره باید در تصمیم گیری درباره آن منع مصرح در آیین نامه مربوطه را دایر بر اینکه میزان سهام هیچ یک ار اعضاء نباید بیش از «۱۵%» کل سرمایه شرکت باشد مراعات نماید. - هیات مدیره باید بر هزینههای جاری تعاونی نظارت داشته باشد و این نظارت استصوابی میباشد.
توضیح اینکه، نظارت عبارت میباشد از مراقبتی که ناظر بر اقدام به عملی مینماید و به دو صورت میباشد: «استصوابی و اطلاعی»
نظارت استصوابی، ناظر بر اقدام به عملی و تصویب آن قبل از اقدام خواهد بود.
در نظارت استصوابی، اقدام به عمل موکول میباشد به موافقت ناظر به نحوی که بدون کسب این موافقت، هیچ گونه اقدامی نباید انجام شود.
در نظارت اطلاعی، ناظر بر اقدام به عملی اطلاع دارد اما موافقت او لازمه آن عمل نمیباشد. - رسیدگی به حسابها و تهیه گزارشهای مالی وهمچنین ارائه گزارش مربوط به هزینههای جاری و نتایج حاصل از رسیدگی به حسابها به بازرس یا بازرسان و همچنین ارائه گزارشات لازم به مجمع عمومی
- تهیه و تنظیم بودجه، طرحها و برنامهها و هزینه عملیات در سال بعد و ارائه آنها به بازرس یا بازرسان از وظایف هیات مدیره میباشد، همچنین هیات مدیره، بودجه تنظیمی و هزینههای پیش بینی شده و طرحها و برنامههای ذکر شده را باید جهت تصویب به مجمع عمومی عادی تسلیم کند.
ذکر ۴ مورد از دیگر اختیارات هیات مدیره
- هیات مدیره باید از میان اعضای شرکت تعاونی، نماینده ای جهت حضور در جلسات مجامع عمومی شرکتهای تجارتی و اتحادیههای تعاونی که شرکت تعاونی در آنها مشارکت یا عضویت دارد تعیین و معرفی نماید.
هیات مدیره، عندالاقتضاء میبایست گزارشی درباره تغییرات حاصل در سرمایه در دوره مالی قبل و گزارشی در خصوص میزان مبلغ مربوط به بازپرداخت قیمت سهام اعضایی که از شرکت تعاونی خارج شدهاند به مجمع عمومی عادی ارائه نمایند. - تهیه دستورالعل داخلی و پیشنهاد آن جهت تصویب به مجمع عمومی عادی، انتخاب نماینده یا وکیل با حق توکیل به غیر جهت حضور در سازمانها یا اقامه دعاوی شرکت تعاونی یا دفاع از شرکت در دادگاهها و تعیین صاحبان امضای مجاز برای امضای قراردادها و اسناد مربوط به شرکت، از دیگر وظایف و اختیارات هیات مدیره میباشد.
- هیات مدیره توانایی این را دارد جهت سرمایه گذاری یا به کار انداختن وجوه مازاد بر نیاز شرکت به طریقی که مجمع عمومی عادی تصویب مینماید اقدام نماید، و همچنین میتواند با تصویب این مجمع، جهت اجرای برنامههای مصوب و توسعه عملیات و رفع تنگناهای مالی به استقراض و تحصیل اعتبار و دریافت قرض الحسنه و غیره روی آورد.
بعد از تصویب مجمع عمومی سالانه، مراقبت در کسر مبالغ مربوط به ذخیره قانونی و اندوخته احتیاطی و لحاظ کردن آن در حسابهای مربوط و کسر مبلغ راجع به حق تعاون و آموزش و همچنین واریز آن به صندوق تعاون از وظایف هیات مدیره میباشد.
هیات مدیره میتواند عندالاقتضاء طرح ادغام شرکت را جهت تصمیم گیری به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد نماید.
(بجز هیات مدیره، بازرس یا بازرسان و حداقل یک سوم اعضای شرکت تعاونی نیز میتوانند ادغام آن را به مجمع عمومی فوق العاده پیشنهاد نمایند.) - اعضای هیات مدیره، مدیر عامل و بازرسان نسبت به تخلفاتی که در هنگام انجام وظایف خود باعث به وجود آمدنشان میشوند از جمله ارتشاء اختلاس، کلاهبرداری، خیانت در امانت، تدلیس، تصرف غیر قانونی در اموال دولتی و همین طور ورشکستگی به تقصیر و تقلب، طبق قواعد عمومی مربوط به مسئولیت مدنی و کیفری، مسئول میباشند.
در قسمت پایانی این مقاله به چند نمونه از اختیارات هیات مدیره بر اساس قانون اشاره کردیم، شما میتوانید برای کسب اطلاعات بیشتر به مشاوران ثبت کلهر مراجعه نمایید.
ثبت نظر