شروع سال مالی پلمپ دفاتر

شیوه نگهداری دفاتر پلمپ

روش نگهداری دفاتر پلمپ اهمیت ویژه‌ای دارد. که به دو صورت دستی و یا ماشینی (نرم افزار) انجام می‌شود:

در نگه‌داری دستی به صورت دستی دفاتر قانونی ارائه خواهد شد. ولی در مورد نرم افزار ملاک تأیید نرم‌ افزار حسابداری و استاندارد بودن آن حوزه مالیاتی است. ولی حوزه مالیاتی نوع و مدل را مشخص نمی‌کند. بلکه فرمی را در اختیار شما قرار می‌دهد که باید طبق آن شما معیار انتخاب خود قرار ‌دهید.

پلمپ دفاتر چیست ؟

طبق قانون تمامی شرکت‌ها باید دفاتر خود را پلمپ کنند. اما دفاتری که باید پلمپ شوند چه دفاتری هستند؟ دفاتری که در شرکت‌ها یا اشخاص حقیقی که تجارت می‌کنند باید پلمپ شوند، دفتر روزنامه و دفتر کل هستند.

1. دفتر روزنامه، مربوط به فعالیت‌های روزانه تاجر یا شرکت است. باید تمامی دیون و مطالبات یا صادرات و وارداتی که هر روز انجام می‌شود، در این دفتر ثبت شود. دو نوع دفتر روزنامه وجود دارد:

دفتر روزنامه عمومی: این دفتر مخصوص ثبت کلیه معاملات و عملیات‌های مالی است.

دفتر روزنامه اختصاصی: در این دفتر عملیات مختلف به تفکیک نوع معامله ثبت می‌شود. دفتر روزنامه عملیات‌های مالی خرید، دفتر روزنامه عملیات‌های مالی فروش، دفتر روزنامه پرداخت‌های نقدی یا دریافت‌های نقدی هرکدام دفتر روزنامه اختصاصی به شمار می‌روند.

2. دفتر کل نیز در ماده8 قانون تجارت اینگونه تعریف شده است که دفتر کل دفتری است که تاجر باید کلیه معاملات را لااقل هفته‌ای یک بار از دفتر روزنامه استخراج و انواع مختلف آن را تشخیص و جدا کند هر نوعی را در صفحه مخصوصی در آن دفتر به ‌صورت خلاصه ثبت کند.

دفاتر روزنامه و کل چگونه پلمپ می‌شوند؟

پلمپ دفاتر توسط مرجع ثبت شرکت‌ها انجام می‌شود. به این صورت که در ابتدا تمام صفحات شماره‌گذاری می‌شود. سپس شماره ثبت شرکت در آن وارد شده و مهر اداره ثبت شرکت‌ها در آن درج می‌شود. اینگونه امکان هیچ نوع‌ جابجایی و تغییر اطلاعاتی وجود نخواهد داشت. در پایان هر سال مالی هم کمپانی باید این دفترها را به اداره مالیات تحویل دهد. حتی اگر فعالیتی نداشته باشد و دفتر سفید باشد. باید توجه داشته باشید که ابتدای سال مالی درخواست پلمپ دفاتر تجاری خود را در سامانه ثبت شرکت‌ها درج کنید. بعد از 2 الی 3 هفته کاری این دفاتر به آدرسی که اعلام شده پست خواهد شد که باید آن‌ها را پر کنید.

روش پر کردن دفتر چگونه است؟

1. کلیه معاملات و صادرات و واردات در دفاتر مذکور باید به ترتیب تاریخ در صفحات مخصوص درج شود.

2. معمولا برای آن‌‎که دفاتر روزنامه و کل، خط خوردگی نداشته باشند، ابتدا این معاملات را در چرک نویس تنظیم کنید و پس از آنکه از درستی مبالغ و اطلاعات اطمینان حاصل شد، وارد دفاتر اصلی کنید.

3. دفاتری که تجار برای امور تجاری خود به کار می‌برند، در صورتی که مطابق مقررات تنظیم شوند، بین تجار در امور تجاری سندیت خواهد داشت. در غیر این صورت علیه صاحب آن معتبر است. بنابراین دقت لازم را برای تحریر پلمپ دفاتر تجاری به کار ببرید.

مراحل پلمپ دفاتر

• اشخاص حقیقی و حقوقی باید سال مالی، ماه مالی و روز مالی را مشخص کنند و یک آدرس دقیق برای دریافت دفتر در سامانه وارد کنند. دفترهای در دسترس، دفاتر پنجاه برگ، صدبرگ و دویست برگ است.
• پس از تکمیل اطلاعات در سامانه، و زدن دکمه «پذیرش نهایی» از رسید پذیرش نهایی و اظهارنامه پلمپ دفاتر تجاری باید پرینت گرفته شود. پس از تأیید توسط کارشناس اداره ثبت شرکت‌ها، از طریق پیگیری درخواست، هزینه‌های لازم را به صورت اینترنتی پرداخت می‌شود.
• پس از انجام این مراحل، دفاتر پلمپ شده توسط پست پیشتاز به همان آدرسی که در سامانه وارد شده ارسال می‌شوند.

انجام این مراحل را به کارشناسان ثبت‌ کلهر بسپارید تا در کوتاه‌ترین زمان دفاتر تجاری خود را پلمپ کنید.

پیامدهای عدم پلمپ دفاتر چیست ؟

برای این‌که یک شرکت بتواند کد اقتصادی بگیرد، باید دفاتر خود را پلمپ کرده باشد. بعد از دریافت این کد، می‌تواند مفاصا حساب مالیاتی خود را دریافت کند. در نتیجه اولین قدم برای این که شرکت نشان بدهد در امر مالیات شفاف است، ارائه این دفاتر است. به همین دلیل اگر کمپانی دفاتر را ارائه نکند و یا ایراد و نقصی در آن‌ها وجود داشته باشد، از طرف اداره امور مالیاتی، جریمه می‌شود. دفاتری که پلمپ نشده باشند، قابلیت استناد ندارند.

فعالیت‌های مرتبط با پلمب دفاتر:

دریافت کد اقتصادی نیازمند پلمپ دفاتر است، برخی از فعالیت‌های دیگر نیز به ارائه این پلمپ احتیاج دارند. مثلا برای دریافت کارت بازرگانی، همه اشخاص حقیقی و حقوقی ملزم هستند که پلمپ دفاتر را انجام دهند.

دفاتر پلمپ، چه کاربردی دارند؟

دفاتر پلمپ، سالانه دریافت و مطابق با فعالیت‌ها و معاملات شرکت یا تاجر، تنظیم می‌شوند. این دفاتر علاوه بر سامان دادن به حساب‌ها و جنبه قانونی بخشیدن به آن‌ها، در امور مالیاتی کاربرد دارند. نکته‌ای قابل توجه این است که دفاتر پلمپ باید به صورت صحیح تنظیم شوند و هرگونه قلم خوردگی یا اشتباه در تنظیم آن می‌تواند تاجر یا شرکت تجاری را با مشکل مواجه کند.

مدارک لازم برای پلمپ دفاتر افراد حقیقی

• کپی کارت ملی
• کپی شناسنامه
•  اصل اظهارنامه دریافت شده از سامانه
• فرم تکمیل شده اظهارنامه

مدارک لازم برای دفاتر پلمپ افراد حقوقی

• کپی کارت ملی مدیر عامل
• اصل اظهارنامه پلمپ دفاتر تجارتی دریافت شده از سامانه این اظهارنامه باید به امضای یکی از مدیران شرکت رسیده باشد
• کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات ثبتی شرکت، در خصوص تغییر مدیران، دارندگان امضا، نام، نوع شخصیت حقوقی و مرکز اصلی
• اصل یا تصویر مصدق وکالت‌نامه یا معرفی‌نامه در مورد اشخاص حقوقی دولتی